Produktivität bei der Arbeit leidet gerade zum Jahresbeginn bei vielen Menschen in einem Angestelltenverhältnis. Sobald das Jahr 2023 beginnt, sollte sich doch eigentlich so viel ändern? Du wolltest motiviert sein, dich konzentrieren können und dir die Arbeit leicht von der Hand gehen lassen. Dem ist aber oft nicht so. Stattdessen hängst du in den Seilen und deine Produktivität leidet darunter natürlich. Eine berühmte Arbeitsmethode soll nun Abhilfe schaffen: Wir zeigen dir hier eine Methode, um deine Arbeit besser strukturieren zu lernen: die ALPEN-Methode, im Folgenden werden wir sie ALPEN-Methode nennen.

Die ALPEN-Methode soll deine Arbeitsweise um Längen verbessern, so Expert:innen des Magazins Organisation und Zeitmanagement. Wir haben die Methode auseinandergenommen, um zu sehen, was sie bringen kann. Die ALPEN-Methode verspricht Arbeitserleichterung mit nur 5 Minuten Aufwand am Tag. Kann das klappen?

Die ALPEN-Methode hat nichts mit den Bergen zutun. Es ist ein Akronym für die verschiedenen Stufen des Arbeitens, die die Methode von dir fordert: 

• Aufgaben aufschreiben
• Länge einschätzen
• Pufferzeit einplanen
• Entscheidungen treffen
• Nachkontrollieren

Woher kommt die ALPEN-Methode?

Die ALPEN-Methode für mehr Produktivität und besseres Zeitmanagement wurde von dem deutschen Unternehmer und Autor Ralph D. Jacobi erfunden. Die Methode besteht seit dem Jahr 2000 und ist vor allem in Deutschland und anderen europäischen Ländern verbreitet. Die Methode wird in Seminaren und Workshops vermittelt und ist auch in Form von Büchern und Online-Kursen erhältlich.

Im Folgenden führen wir dich durch die einzelnen Stufen und erklären dir, wie du sie im Alltag anwenden kannst. Wichtig ist dabei, dass diese Methoden keine allgemeingültigen Regeln sind. Für jeden Menschen funktioniert die ALPEN-Methode unterschiedlich und für manche funktioniert sie gar nicht. Sei also nicht allzu enttäuscht, falls du mit der Methode nicht klarkommst. Vielleicht ist eine andere Methode für dich einfacher umzusetzen.

1. ALPEN-Stufe: Aufgaben zusammenstellen 

Wann? Am Abend zuvor.

Wie? Setze dich am Abend zuvor einmal hin und denke genau darüber nach, was morgen erledigt werden muss. Sei dabei ehrlich zu dir und schreibe auch Unerledigtes des heutigen Tages mit auf. 

Wo? Auf einer To-Do-Liste und einer Prioritätenliste. Die brauchst du auf jeden Fall, um dir einen Überblick über deine Aufgaben zu verschaffen. Außerdem solltest du dir Termine für den nächsten Tag mit Uhrzeit in deinen Kalender eintragen. Wiederkehrende Aufgaben solltest du ebenfalls wiederkehrend in den Kalender eintragen. 

Du wirst merken, dass dir dabei vor allem ein Problem begegnen wird: Du kannst keine Termine eintragen, wenn du nicht weißt, wie lang die jeweilige Aufgabe dauert. Und da gehen wir über zu Stufe 2.

2. ALPEN-Stufe: Länge der Tätigkeiten einschätzen 

Schreibt man sich einfach nur auf, was man am Ende des Tages gerne erledigt hätte, hätte man wahrscheinlich Tausende Dinge auf der Liste stehen. Natürlich ist das nicht realistisch umsetzbar. 

Notiere dir also auf deiner Liste ganz genau, wie viel Zeit du dir für die Aufgabe realistisch einräumen musst. Am besten klappt das natürlich bei Aufgaben, die du bereits zuvor gemacht hast. Bei neuen Aufgaben kannst du es wahrscheinlich noch nicht genau einschätzen, aber Übung macht ja bekanntlich den Meister. 

Wenn du dir zu jeder deiner Aufgaben eine realistische Zeiteinschätzung gegeben hast und dann alle Termine zusammenrechnest, kannst du einschätzen, ob du dir viel zu viel aufgehalst hast. Oder eben viel zu wenig. 

Besser zu viel als zu wenig

Expert:innen zufolge sollte man sich dieser Methode folgend eher zu viel aufhalsen, denn sie führe dazu, dass man konzentrierter und konsequenter arbeitet und so mehr geschafft bekommt.

Redaktionstipp: Das Sortieren der Aufgaben im Vorhinein kann allein schon dazu führen, dass man viel weniger Zeit benötigt. Wenn du beispielsweise eine Pause zwischen zwei Terminen erahnst, dann fülle sie mit einer sehr kurzen Aufgabe. 

Reflexion in den Tagesplan einbauen

Fast genauso wichtig wie nach vorne zu schauen ist es, nach hinten zu schauen. Nimm dir unbedingt zwischendurch die Zeit, deine eigenen Zeitvorgaben rückwirkend zu überprüfen und deine Termine anzupassen.

3. ALPEN-Stufe: Pufferzeiten einplanen

Pufferzeiten plant man den Expert:innen von Organisation und Zeitmanagement zufolge mit der 60:20:20-Regel ein: 60 % deiner Zeit ist die eigentliche eingeplante Arbeitszeit. 40 % deiner Zeit sollten als Puffer eingebaut sein, der für unerwartete oder nicht planbare Aufgaben reserviert ist. Denn wir wissen alle, dass immer wieder Dinge dazwischenkommen, mit denen niemand gerechnet hat.

Die 40 % Pufferzeit lassen sich noch einmal in jeweils 20 % und 20 % unterteilen. Die ersten 20 % nutzt du, um generelle kleine Aufgaben zu erledigen. Beispielsweise das Aufräumen deines Arbeitsplatzes, wenn eine Aufgabe erledigt ist. Weitere 20 % investierst du in spontane soziale Aktivitäten wie Mails zu beantworten oder Telefonate zu führen. 

Redaktionstipp: Zum Einschätzen deiner eigenen Zeiten solltest du dir vor allem eines angewöhnen: Delegieren. Wenn du dir zu viel aufhalst, bekommst du am Ende nichts geschafft.

4. ALPEN-Stufe: Entscheidungen fällen

Entscheide großzügig, welche Dinge an diesem Tage wirklich wichtig sind und welche gerne auch noch warten können. Eine der größten und wichtigsten Fragen ist dabei: Muss ich es selber machen, oder kann ich die Aufgabe delegieren. Sei dir nicht zu schade, Zeit auf diese Entscheidungen zu verwenden, denn sie werden dir hinten raus unheimlich viel Zeit sparen.

Redaktionstipp: Delegieren bedeutet nicht einfach nur, seine eigenen Aufgaben abzugeben. Es gehört viel Vorbereitung, oft Überprüfung und natürlich einiges an Lob dazu, wenn man eine Aufgabe an Mitarbeitende abgibt. 

5. ALPEN-Stufe: Nachkontrolle

Stufe Nummer 5 ist eine der unbeliebtesten Stufen, denn sie kann Schwierigkeiten im eigenen Zeitmanagement aufzeigen und möglicherweise deine Fehler enttarnen. Sei trotzdem auch hier wieder beinehrlich zu dir. 

Frage dich am Ende des Tages, was du heute nicht geschafft hast und warum. Kann es sein, dass es an deiner Planung lag? Übertrage das Unerledigte in die Planung des nächsten Tages. 

Redaktionstipp: Eine Aufgabe erscheint dir immer nerviger, je öfter du sie vor dir herschiebst. Prokrastination ist etwas komplett Normales, man sollte sie einfach nur nicht überstrapazieren. Gehe die Dinge, die du nicht tun willst, einfach an. Das sagt sich leichter als es ist, aber es wird sich auszahlen.

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Mit der ALPEN-Methode effizienter arbeiten

Wir sagen nicht, dass die ALPEN-Methode die Antwort auf alle beruflichen Probleme ist. Doch du kannst sie nutzen, um deine Zeit besser einzuteilen und deinen Alltag produktiver zu gestalten.

Vorbereitung ist alles für dich? Das kann sehr hilfreich sein, aber auch ins Gegenteil umschwenken. Precrastination ist das Stichwort. Es kann sein, dass du damit dein gesamtes Leben verplanst und die wirklich wichtigen Dinge vergisst. 

Am besten arbeitest du ohnehin, wenn du gerade überhaupt nicht bemerkst, dass du arbeitest. Der Ausgangspunkt ist der sogenannte Flow-Zustand. Wie sich der anfühlt und wie du ihn erreichst, erfährst du hier.