Erstellst du dir To-do-Listen oder vertraust du darauf, dass alles Wichtige im Kopf ist? Ich vertraue zwar auf mein Gedächtnis. Dennoch führe ich regelmäßig aus einem einfachen Grund Listen: To-do-Listen erstellen ist nämlich die ideale Lösung, um den Kopf frei zu kriegen und entspannt produktiv zu sein…

Eine To-do-Liste ist kein Schmierzettel

To-do-Listen erstellen hilft, den Berg an Aufgaben zu sortieren, den man vor sich hat. Außerdem schaffen sie einen Anreiz. Tatsächlich, da ist sich auch die Forschung einig, sorgen die knackigen Listen für ein fokussiertes Arbeiten, welches auch nicht vor großen Aufgaben zurückschrecken lässt. 

Der positive Nebeneffekt? Struktuiertes Arbeiten schärft den Fokus und nimmt den Stress, der sonst in unserem Hinterkopf herumschwirrt. Das Abhaken eines Punktes stimuliert unser Gehirn und lässt uns kleine Erfolge feiern.

Doch eine läppische Liste wird nicht genügen. Um deine Produktivität zu steigern und Stress zu reduzieren, brauchst du drei Listen:

1. Eine Gesamtliste: Vermerke hier alles, wirklich alles, was in der nächsten Zeit ansteht.
2. Eine Wochenliste: Auf diese Liste gehört alles, was du in der nächsten Woche vorhast.
3. Eine Tagesliste: Schreibe auf diese Liste, was du am Tag schaffen musst.

Tipp: Die erste Liste sollte monatlich geführt & überarbeitet werden. Liste zwei sollte jeden Sonntagabend geschrieben und Liste drei jeden Vorabend verfasst werden. So kann mit Monats-, Wochen- oder Tagesbeginn direkt und produktiv gestartet werden, ohne Zeit zu vergeuden.

Warum der Aufwand? Eine einzige Liste wird schnell unübersichtlich und lässt Aufgaben in den Hintergrund rücken, die nicht schnell zu erledigen sind. Allgemein kannst du auf diese Weise langfristiger denken.

1. To-Do-Liste erstellen für große Vorhaben

Diese Liste erstellt sich fast wie ein Brainstorming: 

• Wild solltest du alles aufschreiben, was in der nächsten Zeit ansteht.
• Anstehende Termine und Großprojekte, die man schon immer machen wollte, wegen Zeitmangel allerdings nie hinbekommen hat, sind hier richtig aufgehoben.

2. To-Do-Liste erstellen für die Woche

Die Aufgaben aus der Masterliste werden nun aufgedröselt:

• Stand in der Gesamtliste beispielsweise Zimmer aussortieren, wird diese Aufgabe auf der Wochenliste nun aufgedröselt in die anstehenden Einzelschritte.
• So lässt sich übersichtlich darstellen, wie man wöchentlich seine Ziele erreicht: Ein Einzelschritt könnte nun beispielsweise sein, den Schreibtisch aufzuräumen.

3. To-Do-Liste erstellen für den Tag

Hier stehen die Aufgaben drauf, die du täglich verrichtest:

• Ordne diese Aufgaben nach Priorität. ERledige Prio 1-Aufgaben zuerst und Prio 3- Aufgaben zuletzt. Die Eisenhower-Methode hilft dir dabei.
• Prio 3-Aufgaben könnten im Zweifel auf den nächsten Tag verschoben werden. Verschobene Aufgaben bekommen am nächsten Tag Prio 1.

Tipp: Unangenehme Aufgaben solltest du beim To-do-Listen erstellen mit Prio 1 versehen, um sie hinter dich zu bringen. Weiter solltest du dir realistische Ziele setzen, sodass am Ende des Tages noch Zeit für dich bleibt, die du frei ohne Liste gestalten kannst.

Was gilt es noch zu beachten beim To-do-Listen erstellen?

Um deine Listen voll auskosten zu können, solltest du folgende Punkte ebenfalls beherzigen: 

• Aufgaben klein halten und Teilschritte formulieren: Der Weg ist auch hier das Ziel. Möchtest du das Zimmer ausmisten, vermerke dies nicht als Großprojekt. Besser, du schreibst alle dafür nötigen Einzelschritte auf.
• Zeit einplanen: Eine Tagesliste mit 10 Punkten? Wenn einer davon nicht Haare waschen heißt, wird das Ziel schwer zu erreichen sein. Aufgaben nehmen meist mehr Zeit in Anspruch, als gedacht. Weniger ist also mehr bei den To-dos.
• Gib dir beim Erstellen der Liste schon Hilfestellungen: Notiere Telefonnummern, verlinke Websites (wenn digital gearbeitet wird) oder gib dir bereits eigene Handlungsanweisungen. Aufgaben kannst du auf die Art ohne größeren organisatorischen Aufwand angehen.
• Lasse die Wochen Revue passieren: Am Ende der Woche überprüfst du die Wochenliste. Nicht erreichte Ziele nimmst du mit in die neue Woche. Erfolgreich absolvierte Aufgaben solltest du dagegen feiern!

Mehr Organisation gefällig?

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