Zwar gibt es heutzutage auch einige Alternativen, dennoch ertrinken die meisten Arbeitnehmer:innen von Tag zu Tag aufs Neue in hunderten E-Mails. Umso erschreckender ist es, wenn man bemerkt, wie viele Menschen noch immer nicht wissen, was sich beim Verfassen von Mails gehört und was absolute No-Gos sind. Damit du nicht zu diesen Personen gehörst, verraten wir dir in diesem Artikel, auf welche Dinge du beim E-Mail-Verkehr achten solltest.
Alles zum Thema „E-Mail-Knigge“:
Diese 5 Dinge solltest du beim Schreiben von E-Mails beachten
E-Mails sind – zumindest in der Arbeits- und Berufswelt – noch immer mit das gängigste Mittel zur Kommunikation. Erschreckenderweise erhält man tagtäglich trotzdem einige E-Mails, die in dieser Art und Weise besser verboten werden sollten. Denn E-Mail-Knigge beherrscht leider nicht jede:r. Lies hier, welche fünf Dinge du beim Schreiben von beruflichen E-Mails unbedingt beachten solltest:
1. Achte auf eine korrekte Form
Beginnen wir mal mit dem wichtigsten Punkt. Eine korrekte Form, Grammatik und Rechtschreibung sind bei jeder E-Mail – insbesondere aber im Berufsleben – essenziell. Achte daher immer darauf, dass du Absätze an den passenden Stellen machst, Kommas richtig setzt, Rechtschreibfehler vermeidest und das „Sie“ als Anredepronomen großschriebst.
Eine korrekte Form verleiht deiner Mail schonmal einen professionellen Eindruck und verhilft dir dazu, überhaupt ernst genommen zu werden. Klar, Rechtschreibfehler können immer mal passieren. Wenn du aber grundsätzlich auf deinen Stil achtest, stellen sie wirklich nur noch eine Ausnahme dar.
2. Bleibe stets freundlich
Zudem solltest du bedenken, stets freundlich zu bleiben. Das bringt dich nicht nur schneller deinen Zielen näher, sondern trägt auch generell zu einer positiven Grundstimmung bei. Dass Beleidigungen im E-Mail-Verkehr ein absolutes No-Go sind – vor allem auch aus dem Grund, dass man sie stets nachweisen kann – sei an dieser Stelle auch nochmals kurz erwähnt.
3. Vermeide Ironie und Kritik
Der folgende Punkt geht mit dem vorherigen einher. Neben Beleidigungen solltest du auch ironische Sprüche vermeiden. Was im Gesprochenen vielleicht witzig und gelassen ankommen mag, kommt im Schriftverkehr leider oft arrogant rüber und führt zudem zu vielen Missverständnissen.
Ähnlich verhält es sich bei Kritik. Diese wird in schriftlicher Form leider oft falsch verstanden oder zu persönlich genommen. Versuche daher, Kritik lieber persönlich zu übermitteln. Wenn es nur in schriftlicher Form möglich ist, sollte sie genau auf den Punkt gebracht werden und selbstverständlich konstruktiv sein.
4. Schreibe kurz & prägnant
Niemand liest gerne seitenlange E-Mails, bei denen man am Ende bereits vergessen hat, was am Anfang nochmal stand. Und nur die wenigsten antworten auf solche langen Mails. Selbstverständlich lassen sich nicht alle Informationen in einem Dreizeiler darstellen. Dennoch solltest du versuchen, dich in deinen E-Mails so kurz wie möglich zu fassen.
Das bedeutet nicht, dass du Informationen auslassen oder nur in Stichpunkten darstellen musst, sondern vielmehr, dass du schnell zum Punkt kommst, die W-Fragen beantwortest und Wiederholungen auslässt.
5. Wähle einen aussagekräftigen Betreff
Besonders wichtige E-Mails werden leider oft übersehen oder gehen im Meer der tausenden E-Mails unter, da ihr Betreff zu lang oder nicht aussagekräftig ist. Achte daher stets auf einen möglichst kurzen und prägnanten Betreff. Nutze Schlüsselwörter, die den Inhalt deiner E-Mail auf den Punkt bringen.
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Fazit: Eine gut geschriebene E-Mail wirkt viel seriöser
Wenn du die genannten Tipps beachtest, solltest du keine Probleme mehr damit haben, dass deine E-Mails gelegentlich übersehen werden oder man dich nicht ernst nimmt. Denn eine präzise und korrekt formulierte E-Mail mit passender Grammatik, Rechtschreibung und einem aussagekräftigen Betreff lässt dich gleich viel seriöser wirken.