Meetings sind immer so eine Sache. Manchmal sind sie nützlich – oft aber genau das Gegenteil. Die Idee dahinter, sich zusammenzusetzen und gemeinsam Dinge zu besprechen und das nächste Projekt zu planen ist grundsätzlich erstmal gut. Das Problem liegt oft in der Umsetzung der Unternehmen. Mit welchen einfachen Regeln du deine Meetings jedoch sinnvoll nutzen kannst, verraten wir dir in diesem Artikel.
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Alles zum Thema „effizientere Meetings“
Diese 4 Regeln machen deine Meetings effizienter
Sridhar Ramaswamy ist CEO der Cloud-Datenplattform Snowflake und teilt gegenüber Business Insider seine Tipps, um Meetings effizienter zu gestalten und keine Zeit mehr damit zu verschwenden. Wir haben das Wichtigste für euch zusammengefasst:
1. Teile Agenda und Unterlagen vorher
Wie oft hast du schon an einem Meeting teilgenommen, ohne davor zu wissen, worum es geht? Genau dieser Punkt ist dem Snowflake-CEO besonders wichtig. Damit alle sich entsprechend auf das Meeting vorberieten können, solltest du allen Teilnehmer*innen bereits im Voraus einen genauen Ablaufplan der Besprechung zu Verfügung stellen.
Oft genügt ein eine Stichwortartige Liste der Inhalte, die an dem Tag besprochen werden sollen. So wissen alle Teilnehmenden genau, was sie erwartet, und du holst das Maximum aus dem Meeting heraus.
2. Sei offen für Diskussionen
Ramaswamy sieht Meetings nicht als Ort, an dem eine Person einen Monolog über Fakten hält, die alle bereits kennen, sondern vielmehr als eine Gelegenheit, sich mit anderen Kolleg*innen über das auszutauschen, was alle bereits wissen.
Es ist wichtig, sich die Meinungen aller anzuhören und auf Grundlage dessen dann eine Entscheidung zu treffen. Diskussionen sind dabei völlig legitim.
3. Definiere ein Ziel
Meetings sollten zwar bis zu einem gewissen Punkt informieren, vielen sollten sich die Teilnehmer*innen aber schon zuvor angesehen und vorbereitet haben. Hinter jedem Meeting sollte daher ein klares Ziel stecken, das von der verantwortlichen Person bereits im Voraus formuliert wurde.
4. Halte dich kurz
Ferner ist Ramaswamy der Meinung, dass Meetings nicht dazu da sind, Zeit abzusitzen oder von den Kolleg*innen ausführlich über den aktuellen Stand informiert zu werden. Stattdessen sollten solche Besprechungen eher kurz und prägnant gehalten werden, um sicherzustellen, dass niemand zu lange von der eigentlichen Arbeit abgehalten wird.
Fazit: So werden deine Meetings in Zukunft effizienter
Wenn du künftig besonders effizient arbeiten möchtest, solltest du deine Meetings entsprechend kurzhalten und nur das Wesentliche besprechen. Ein genauer Ablaufplan, kann dir dabei helfen, immer wieder zum roten faden zurückzufinden und nicht allzu lange abzuschweifen.