Meetings. Gerade in einer digitalen Welt kommen wir ohne alltägliche Update-Calls einfach nicht aus. Meetings sind wichtig, zumindest viele von ihnen. Manche sind auch einfach nur ein lästiges Übel, das man über sich ergehen lassen muss.
Viele meiner Kolleg:innen wählen sich täglich in Meetings ein, obwohl sie eigentlich gar nicht wissen, was sie dort zu suchen haben. Um seine Arbeitszeit effektiver zu nutzen, machen nun viele von der 2-Fragen-Regel Gebrauch. Diese kann dazu führen, dass man wöchentlich viele Stunden Arbeitszeit spart, ohne dabei an Produktivität einzubüßen.
Die 2-Fragen-Regel: So kannst du damit Zeit sparen
Das erste Mal las ich von der 2-Fragen-Regel beim Magazin Inc. Der Redakteur beschwerte sich über die ausgeprägte Slack- und Zoom-Kultur in seinem Unternehmen. Die meisten Menschen mit digitalen Berufen werden dieses Problem durchaus kennen. Zoom hat gut 3,3 Milliarden User:innen jährlich. Slack-User:innen gibt es weitaus weniger und trotzdem haben sie letztes Jahr die 10 Millionen-Grenze erreicht.
Es wird also viel gecallt und getextet. Doch wie viel ist davon umsonst? Wie viel Zeit können wir sparen? Inc. spricht von 10 Stunden in der Woche. Wie viel Zeitersparnis bei dir drinsitzt, erfährst du, wenn du die 2-Fragen-Regel auf dein eigenes Leben anwendest.
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Die 2-Fragen-Regel: So wendest du sie an
Wie viel Zeit du sparen kannst, findest du mit einem ganz einfachen Trick heraus. Die Regel lautet: Beschäftige dich vor dem Meeting mit dem Thema des Meetings. Erst dann stellst du dir die folgenden Fragen.
Szenario Nummer 1: Jemand anderes lädt dich zu einem Meeting ein. Stell dir diese beiden Fragen:
- Werde ich etwas zu dem Meeting beitragen können?
- Werde ich etwas von dem Meeting lernen, das ich nicht besser über eine Mail erlernen könnte?
Wenn du eine der beiden Fragen mit einem „Ja“ beantworten kannst, dann solltest du das Meeting wahrnehmen. Wenn dem nicht so ist, ist deine Zeit woanders besser investiert.
Szenario Nummer 2: Du selbst möchtest ein Meeting einstellen und verschiedene Menschen dazu einladen. Zuvor stellst du dir bitte diese drei wichtigen Fragen:
- Kann ich, anstatt das Meeting einzuberufen, auch einfach eine Mail verschicken?
- Wenn das nicht geht: Warum ist das Meeting überhaupt wichtig? Den Grund für das Meeting solltest du in die Einladung schreiben, damit die eingeladenen Personen sich darauf einstellen und vorbereiten können.)
- Wird jede der eingeladenen Personen etwas zum Meeting beizusteuern haben, das wichtig für deine Arbeit ist? Wenn nicht, dann werden sie nicht eingeladen.
Solltest du selbst ein Meeting einberufen, ist es außerdem wichtig, dass du ein paar Dinge beachtest, um es so produktiv wie möglich zu machen. Das war jedenfalls Steve Jobs‘ Art und Weise, Meetings einzuberufen.
Zeit gespart mit der 2-Fragen-Regel?
Probiere die 2-Fragen-Regel doch selbst einmal aus und prüfe, ob und wie viel Zeit du bei der Arbeit sparst. Selbst wenn du keine große Zeitersparnis erkennst, kannst du diese Regel dennoch nutzen, um die eigene Produktivität und die deiner Kolleg:innen zu verbessern.
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