Unproduktivität kann uns beim Arbeiten allzu oft quer kommen. Wir sehen einen Berg an Aufgaben vor uns und sind so davon überrumpelt, dass wir erstmal alles aufschieben. Darunter leidet unsere Produktivität am meisten. Damit du von Motivationslosigkeit, Übermüdung oder Stress nicht in einen Teufelskreis verfällst, kannst du die berüchtigte 2-Minuten-Regel in deinen Alltag integrieren. Wir zeigen dir, was dahintersteckt.
Darum arbeiten wir unproduktiv
Wir kennen es alle: an manchen Tagen ist in Sachen Produktivität einfach der Wurm drin. Aus Gründen der Unlust, Überforderung oder einfach der Müdigkeit fehlen uns die nötigen Ressourcen im Gehirn, um im Job oder überhaupt am Tag zu irgendeinem Erfolg zu kommen.
Ein Grund, warum das heutzutage vermehrt im Alltag vorkommt, ist unsere digitalisierte und schnelllebige Welt. Unser Informationsfluss ist schneller als früher, viele Bilder, Videos und kürzere Texte, die unsere kurze Aufmerksamkeitsspanne bedienen, erschlagen uns förmlich. Wir leben vermehrt von einer Reizüberflutung, die dazu führt, dass wir uns vehement gegen die Erledigung jeglicher Aufgaben wehren. So kommen wir auf direktem Wege in den Strudel der Prokrastination.
Damit das nicht zu einer Gewohnheit wird, hat wmn hier einen kleinen Tipp für dich, wie du kleine Erfolge in deinem Arbeitsalltag feiern kannst und auch langfristig produktiver arbeiten kannst. Die sogenannte „2-Minuten-Regel“ stammt von US-Autor und Selbstmanagement-Experte David Allen in seinem Buch „Getting Things Done“.
So funktioniert die 2-Minuten-Regel
Bei der 2-Minuten-Regel handelt es sich um einen Alltags-Trick, bei dem du deine Aufgaben nach dessen Erledigungsdauer sortierst. Du erkennst schon am Titel: wichtig sind hierbei vor allem die Dinge, die sich in unter zwei Minuten erledigen lassen. Diese solltest du nämlich schon ganz am Anfang machen, längere und aufwändigere Projekte kannst du dagegen aufschieben.
Kurze Aufgaben schon früh erledigt zu haben wirkt sich positiv auf deinen Arbeitsalltag aus. Du fühlst dich sofort motivierter, weil du schon das Gefühl hast, etwas geschafft zu haben. Diese frischgewonnene Energie kannst du wunderbar nutzen, um dich später auf größere und aufwändigere Aufgaben zu stürzen.
Das macht die Regel mit unserem Gehirn
Der positive Effekt der 2-Minuten-Regel hat vor allem damit zu tun, dass unser Gehirn sonst kleine Aufgaben leicht und weniger belastend wahrnimmt. Dadurch stuft es sie als weniger wichtig ein und schiebt sie nach hinten. Je länger du sie jedoch unbearbeitet lässt, obwohl sie wenig Zeit kosten, desto mehr kommen sie dir vor wie eine Wucht an Arbeit vor.
Die Psychologin und Neurowissenschaftlerin Bljuma Wulfowna Zeigarnik konnte in einem Experiment an der Berliner Uni zeigen, dass wir uns an 90% der nicht erledigten Aufgaben erinnern können. Dagegen könnten wir uns an bereits erledigte Dinge weniger gut erinnern. Wenn unser Gehirn also zu sehr mit unerledigten Aufgaben beschäftigt ist, kann es sich auf unmittelbar bevorstehende Dinge kaum fokussieren. Die Produktivität leidet enorm darunter.
Trainierst du jedoch dein Gehirn dazu, kleine Aufgaben immer sofort als erfolgreich abgeschlossen einzuordnen, arbeitest du sofort wesentlich produktiver. Schließlich hast du direkt einen kleinen Erfolg erzielt und schüttest ganz viele Glückshormone aus. Unser Gehirn möchte ab dem Zeitpunkt mehr davon!
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Welche Dinge kannst du in zwei Minuten erledigen?
Es gibt Millionen von Dingen, die man innerhalb von zwei Minuten erledigen könnte, viele Menschen sind dabei in ihrem Alltag unterschiedlich. Die folgende Liste an Beispielen mag banal klingen, das Erfolgserlebnis ist aber trotzdem da. Es geht ja vor allem darum, dein Gehirn zu trainieren und auf Produktivität einzustimmen.
Folgende Dinge kannst du tun:
- E-Mails beantworten
- Kleidung verräumen und in den Schrank legen
- Briefe und Papiere vorsortieren
- Bett machen
- Pflanzen gießen
- Arbeitstasche neu sortieren
Manchmal kann es auch schwerfallen, einzuschätzen, wie lange du für diese Dinge tatsächlich brauchst. Um das herauszufinden, kannst du auch einfach mal einen Testlauf starten: Stelle dir dafür an einem Tag eine To-do-Liste zusammen und miss die Zeit für jede kleine Aufgabe, an der du gearbeitet hast. Alles, was du in unter zwei Minuten geschafft hast, solltest du auf jeden Fall in deinem Arbeitsplan ganz nach vorne legen.