Du magst es gar nicht zu telefonieren, weil du genau weißt, dass nur eine schlechte Kommunikation stattfinden wird und ihr gar nicht zu einem konstruktiven Ergebnis kommt? Einfach ist es nicht, schließlich hast du dein Gegenüber nicht vor dir sehen und kannst keine Körpersprache lesen. Wie du trotzdem ein erfolgreiches Telefongespräch führst ohne zu fragen, wie es der anderen Person geht, erfährst du hier.

Ein gutes Telefongespräch: So geht es

Ich bin selbst kein Fan vom Telefonieren. Vor allem mit fremden Menschen zu sprechen, die ich nicht physisch vor mir stehen habe und ich dann auch noch was von den will, finde ich oft unangenehm. Formale Telefongespräche sind eine knifflige Angelegenheit. Du weißt teilweise gar nicht, was alles dabei zu beachten ist. Macht es einen Unterschied, wenn ich beim Telefonieren gestikuliere, auch wenn es niemand sieht? Versteht mein Gegenüber überhaupt, was ich meine, wenn er nur meine Stimme hört? Wie kann man gezielt und konstruktiv am Telefon spricht, erfährst du anhand unserer fünf Tipps.

1. Gespräch freundlich starten

Bei Gesprächen wie zum Beispiel einer Service-Hotline oder bezüglich eines Job-Angebots ist Freundlichkeit in jedem Fall das höchste Gebot. So kommst du viel schneller an dein Ziel, denn mit sympathischen Eindruck will dein Gesprächspartner sich direkt viel lieber mit dir auseinandersetzen.

Die ersten Sekunden sind dabei schon entscheidend. Beide Personen in der Leitung merken sofort, ob sie auf Augenhöhe miteinander sprechen, ob das ein konstruktives Gespräch wird oder ob es schon zum Scheitern verurteilt ist. Es hilft, direkt am Anfang ein paar Worte wie „Schön, dass ich Sie jetzt persönlich sprechen kann.“ einzuwerfen.

2. Kein „Na, wie geht’s?“

Das Thema Small Talk in einem Telefongespräch ist nur bei Personen aus einem bestimmten Umfeld möglich. Bei einer komplett fremden Person kannst du natürlich gar nicht fragen „Na, wie geht’s?“, das geht nur bei Personen, mit denen du schon einmal Kontakt hattest, ob telefonisch oder in Person.

Aber auch da ist die allgemeine Frage, wie es der anderen Person geht, unpassend. Schließlich seid ihr in den meisten Fällen in einem kollegialen oder anderweitig professionellen Verhältnis. Ihr seid euch nicht allzu vertraut, deshalb strengt die Frage „Na, wie geht’s?“ erstmal an. Nämlich muss die Person erstmal überlegen, was sie dir überhaupt erzählen soll und möchte. Außerdem kann die Frage generell mal überfordern, weil du in wenigen Sekunden deine momentane Lebenslage aufwiegen musst. Also einfach besser gleich lassen!

3. Ziel des Anrufs direkt nennen

Hin und wieder kann bei einem Telefongespräch eine Misskommunikation entstehen, weil du nicht sofort genannt hast, weshalb du überhaupt anrufst. Erkläre deinem Gegenüber lieber direkt den Grund, weshalb du dich bei ihm oder ihr meldest. Auch wenn du nur ein paar Stichworte nennst, weiß die andere Person sofort, worauf er/sie sich einstellen muss und kann gegebenenfalls schonmal die richtigen Unterlagen bereitlegen.

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4. Stimme trainieren und guten Ton behalten

Auch wenn dein Gegenüber dich nicht während des Gesprächs sehen kann, macht es tatsächlich einen positiven Unterschied, wenn du während des Sprechens lächelst. So hebst du die Stimmung und wirkst automatisch sympathischer und freundlicher. Auch hilft es, während des Telefonierens ein paar Schritte zu gehen. Damit kommt du im Gespräch ein direkt authentischer rüber, weil du automatisch etwas dynamischer und angeregter sprichst.

Versuche auch auf jeden Fall, einen guten Gesprächston zu halten. Auch wenn dir etwas nicht passt und du Kritik üben möchtest, solltest du dich auf keinen Fall ungehobelt und frech ausdrücken. Denn so kommst du am Telefon sofort unverschämt und dein Gegenüber legt sofort auf. Benutze also eine durchgehend freundliche Sprache und versuche nicht, plötzlich den Ton zu erheben. Eine Ausnahme macht dabei jedoch der nächste Punkt.

5. Dem / Der Gesprächspartner:in anpassen

Das ist fast schon ein kleiner Geheimtrick, weil ich selbst häufig Sprech- und Verhaltensweisen anderer Menschen annehme. Manchmal merke ich das gar nicht, manchmal hat das jedoch auch eine bestimmte Intention. Passt du dich nämlich der Sprechweise deines Gegenübers an, stärkst du automatisch dessen Sympathie. Spricht sie er/sie zum Beispiel sehr langsam und deutlich, solltest du es ihm/ihr gleich tun. Gleiches gilt ebenfalls für die Lautstärke: spricht der/die Andere laut und kraftvoll, sprich am besten nicht leise und zaghaft.

Gute Telefongespräche brauchen Übung

Ich bin selbst zwar noch keinesfalls ein Telefon-Profi, aber ich kann dir zumindest sagen, wie manche Anrufe von der anderen Seite bei mir ankamen. Wenn ich von jemand Fremden angerufen wurde und der- oder diejenige stellte sich sofort mit Namen und Unternehmen und erklärte mir, weshalb ich angerufen werde, habe ich mich sofort abgeholt gefühlt. Wenn die Person dann auch noch freundlich am Telefon war, hatte ich sofort ein sicheres Gefühl bei dem Gespräch.

Meistens ist es ja bei solchen Gesprächen so, dass die andere Person auf dem Handy-Display nicht sieht, wer du bist, sondern nur eine fremde oder unterdrückte Nummer. Also ist es absolut wichtig, sofort das Gespräch mit den Randinformationen zu beginnen, damit die andere Person nicht länger verwirrt und unwissend ist.