Meetings sind feste Bestandteile eines Arbeitsalltags für die meisten Menschen. Man bespricht, was am Tag oder in der Woche ansteht, geht Ideen und Konzepte durch, spricht Dinge an, die gut und schlecht laufen. Gerade über Zoom können Meetings aber auch zum Albtraum werden. Welche drei Meeting-Arten es gibt, wie du sie richtig in deinen Job-Alltag einbaust und welches Meeting besonders gut zu dir passt, erfährst du hier.

Meeting oder doch Zusammenkunft: Was die richtige Wortwahl ausmacht

Meetings sind ein geflügelter Begriff in der Business-Welt geworden. Jedoch bringen sie auch jede Menge Vorurteile und Assoziationen mit sich, die nicht immer förderlich sind. Amy Bonsall, CEO der Plattform Collective, macht deshalb im Harvard Business Review den Vorschlag, Meetings in Zukunft als Zusammenkünfte oder Treffen zu bezeichnen. Das lässt viele Konnotationen zu und klingt informeller. Außerdem stellt sie drei Meeting-Arten vor, die unterschiedliche Funktionen haben und die Mitarbeiter:innen abholen sollen.

1. Transaktionale Treffen

Diese Meeting-Art ist da, um Dinge von der To-do-Liste abzuhaken, Termine zu planen und Updates zu veröffentlichen. Einige wichtige Gadgets, die du in einem solchen Treffen verwenden solltest, sind: Geteilte Dokumente, ein:e Moderator:in und ein geteilter Bildschirm. Wenn du deine Dokumente und deinen Bildschirm teilst, können alle Mitarbeiter:innen gleichzeitig daran arbeiten, fühlen sich miteinbezogen und abgeholt. Ein:e Moderator:in ist deshalb wichtig, damit gerade in großen Meetings, sich jede:r gehört fühlt. Er/sie ist dafür zuständig, Meldungen und Fragen zu registrieren und weiterzuleiten.

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2. Verbindende Treffen

Verbindende Treffen haben nicht direkt etwas mit der Arbeit zu tun, sind aber dennoch extrem wichtig für ein gutes Arbeitsklima, Vernetzung und Vertrauen im Unternehmen. Auch wenn sie informeller sind, als beispielsweise transaktionale Treffen, sollten sie gut vorbereitet sein. Überlege dir vor einem solchen Treffen, was die Intention und das Learning sein soll. So kannst du beispielsweise bei einem gemeinsamen Mittagessen die Aufgabe herausgeben, dass sich alle über Karriere, Motivationen oder Learning unterhalten sollen.

Eine andere Möglichkeit, ist die verbindenden Treffen wie ein Workshop aufzubauen. Gib beispielsweise die Aufgabe in die Gruppe „Erzähle beispielhaft, wie du Resilienz gelernt hast.“ Zunächst überlegt jede:r für sich selbst, dann werden in kleinen Gruppen die Geschichten geteilt.

Zu guter Letzt solltest du bei solchen Treffen auch darauf achten, dass du Teams und Etagen durchmischst. Dazu kannst du Lose vorbereiten oder die Gruppen selbst zusammenstellen. Es ist wichtig, dass die Mitarbeiter:innen aus ihrer Komfortzone herauskommen und sich mit Menschen unterhalten, mit denen sie sonst kaum Kontakt haben.

3. Adaptive Treffen

Wie der Name schon sagt, lassen sich diese Treffen adaptieren, also anpassen – je nach Bedarf. Sie sind vor allem dazu da, sensible Themen anzusprechen. Wichtig ist, dass sie in Räumen stattfinden, die man ebenfalls adaptieren kann. Am besten sind es nicht die Räumlichkeiten, in denen eure transaktionalen Treffen stattfinden, sondern Räume, die Sicherheit und Wärme ausstrahlen. Außerdem sollten keine Hierarchien in dem Raum zu erkennen sein. Laut Amy Bonsall fallen Zimmer mit Whiteboard daher raus.

Sie empfiehlt außerdem, den Arbeitnehmer:innen zu überlassen, ob sie das Gespräch in Person oder online führen möchten. Während manche sich bei einem persönlichen Gespräch wohler fühlen, haben andere mehr Sicherheit, wenn es online stattfindet. Du solltest ihnen diese Entscheidungskraft einräumen.